Metsäalan yrityksiä palveleva Trimble Forestry ja koneyrittäjien valtakunnallinen yrittäjä- ja työnantajajärjestö Koneyrittäjät ry halusivat yhteistuumin järjestää asiakkailleen webinaarin, jonka tavoitteena oli esitellä Trimblen datapankkisovellusta ja sen käyttöä.

Tämän lisäksi webinaariin haluttiin houkutella uusia potentiaalisia asiakkaita, jotka voisivat olla kiinnostuneita sovelluksen käyttöönotosta.

Järjestäjille oli tärkeää varmistaa webinaarin kitkaton tekninen toteutus sekä pitää tapahtuman sisältö tiiviinä ja mielenkiintoisena kokonaisuutena. Järjestäjät halusivat myös apua sopivan tapahtuman-alustan valinnassa sekä teknistä tukea tapahtuman aikana, jotta tapahtuma etenisi mahdollisimman sujuvasti.

Koronaviruksen pyyhkäistessä maailman ympäri virtuaalitapahtumien kysyntä kasvoi suorastaan räjähdysmäisesti lähes yhdessä yössä. Vallitsevasta tilanteesta huolimatta yritykset halusivat jatkaa lisäarvon tarjoamista asiakkailleen erilaisin webinaarein ja tapahtumin, mutta saumaton siirtyminen uudenlaisiin toteutuksiin vaati onnistuakseen osaavia tekijöitä.

Trimble Forestry ja Koneyrittäjät ry tarvitsivat tapahtumalleen kumppanin, joka pystyy luomaan helposti lähestyttävän tapahtuman järjestäjien asiakkaille, joille webinaarit ovat uudempia tuttavuuksia. Tapahtumaan liittyminen piti olla helppoa ja vaivatonta verkkoselaimen kautta, eikä se saanut vaatia erillisiä sovelluslatauksia onnistuakseen. Koska webinaarit eivät olleet osallistujille entuudestaan tuttuja, haluttiin tapahtuman sisältö pitää tiiviinä ja mielenkiintoisena kokonaisuutena. Tämän taatakseen järjestäjät valitsivat kumppanikseen Redlandin, joka huolehti tapahtuman teknisestä toteutuksesta ja siitä, että tapahtuma etenee sujuvasti ja aikataulussa.

Redland vastasi tapahtumaan teknisestä toteutuksesta ja toi tilaisuuteen Zoom-teknikon ja tuottajan. Redlandin esiintymisvalmentaja piti etukäteen lyhyen koulutustilaisuuden, jossa webinaarin esiintyjille annettiin opastusta tekniikkaan sekä vinkkejä esitysten sisältöihin ja esiintymiseen. Ennen varsinaista tapahtumaa järjestettiin kenraaliharjoitus, jossa esitys käytiin yhdessä järjestäjien kanssa kokonaisuudessaan läpi.

Järjestäjien kanssa käytiin perusteelliset keskustelut tapahtuman tavoitteen kirkastamisesta sekä pohdittiin yhdessä tapoja osallistaa webinaarin osallistujat tapahtumaan sekä rohkaisemaan heitä ottamaan yhteyttä, mikäli he halusivat tutustua tarkemmin webinaarissa esiteltävään datapankkisovellukseen. Redland auttoi asiakkaita ideoimaan aktivoivia kysymyksiä webinaarin osallistujille, jotta tapahtumasta saatiin vuorovaikutteinen ja mielenkiintoinen.

Redland tuotti järjestäjille heidän toiveidensa mukaisen tapahtuman, jossa tärkeänä agendana oli varmistaa webinaarin kitkaton tekninen toteutus, pitää sen kulku ja sisältö mahdollisimman sujuvana ja mielenkiintoisena, sekä houkutella paikalle 100 osallistujaa.

Vaikka webinaareihin osallistuminen ei ollut järjestäjien asiakkaille entuudestaan tuttua, saatiin tapahtuman järjestelyistä johtuen osallistujia paikalle upea määrä – webinaarissa oli parhaimmillaan läsnä 120 osallistujaa, joka ylitti hienosti osallistujamäärälle asetetut tavoitteet. Redland sai järjestäjiltä kiitosta webinaarin sujuvasta toteutuksesta, ja he olivat tyytyväisiä yhteistyön kautta syntyneen tapahtuman järjestelyihin.