Kesän kynnyksellä moni yritys vahvistaa tiimiään ja rekrytointi käy kuumana. Rekrytointiprosessi on yksi tärkeimmistä yritys- ja työnantajamaineen rakentamisen rajapinnoista.
Rekrytointi on suhdetoimintaa ja sidosryhmäviestintää, jolla paitsi hankitaan yritykselle lisää työvoimaa, myös rakennetaan sen mainetta. Työnantajamielikuva toki perustuu ennen kaikkea aktiiviseen ja johdonmukaiseen viestintään talon sisällä, mutta potentiaaliset työnhakijat ovat sen kannalta merkittävin ulkoinen sidosryhmiä. Avoin ja rehellinen viestintä lisää yrityksen luotettavuutta, ja on siksi tärkeää myös rekrytoinnissa.
Tyylikkäästi hoidetun työnhaun tuloksena hakijoista voi tulla yrityksen hyvän maineen lähettiläitä, vaikka he eivät edes tulisi valituiksi. Myönteiset kokemukset puolestaan houkuttelevat jatkossa yhä enemmän ja sopivampia hakijoita. Luottamuksen rakentaminen on rekrytoinnissa onnistumisen avain. Ole rehellinen ja oikeudenmukainen, kerro riittävästi ja ennakoi hakijasi tarpeita. Välitä työnhakijoistasi ja muista, ettet voi viestiä liikaa.
Vinkit onnistuneeseen rekrytointiviestintään
1) Anna perustiedot selkeästi ja yksiselitteisesti
Kerro jo työpaikkailmoituksessa ainakin seuraavat asiat:
Millaista työtä on tarjolla, montako henkilöä olette palkkaamassa ja millaisin kriteerein työntekijät valitaan
Milloin itse työtehtävät alkavat
Onko kyseessä määräaikainen vai vakituinen työsuhde
Milloin hakuaika alkaa ja päättyy
Kuka antaa lisätietoja asiasta ja milloin häneen voi olla yhteydessä
Mihin ja millaisessa muodossa haluatte hakemukset
2) Vastaa hakemusten lähettäjille
Hakija ei aina voi olla varma, onko hänen viestinsä tullut perille. Epävarmuuden tunne hälvenee heti, kun viesti kuitataan vastaanotetuksi. Jos hakemuksia on paljon, vastaaminen on toki työlästä ja sen automatisointia kannattaa miettiä. Pidä kuitenkin huoli siitä, että jokaiselle hakijalle menee tieto hakemuksen vastaanottamisesta.
3) Suunnittele hakuprosessi ja kerro sen kulusta hakijalle
Mitä sen jälkeen tapahtuu, kun hakija on toimittanut hakemuksensa teille? Kuka koostaa hakemukset ja mihin? Milloin käsittelette hakemuksia ja milloin valitut henkilöt kutsutaan haastatteluun? Onko haastattelukierroksia useampi? Onko haastattelijoiden kalenterista varattu aikaa tälle? Kuka tekee lopulliset työntekijävalinnat ja kuka ilmoittaa niistä hakijoille?
Suunnittele toimenpiteet sisäisesti ja sovi niistä rekrytoijien kanssa. Kerro prosessista mahdollisimman paljon hakijoille. Liikaa yksityiskohtia ei tarvitse paljastaa, mutta ymmärrys ja myötätunto hakijaa kohtaan on hyvä ilmaista. Odottaminen on helpompaa, jos tietää mitä odottaa.
4) Puhu totta
Ajatus voi tuntua naurettavalta, mutta päivittäisessä kommunikoinnissa turvaudutaan yllättävänkin usein pieniin valkoisiin valheisiin kiperien tilanteiden helpottamiseksi. Valehteleminen, totuuden vääristely ja katteettomat lupaukset ovat kuitenkin huonoimpia mahdollisia tapoja viestiä. Etenkin rekrytointitilanteessa. Huomioi siis, että jos esimerkiksi lupaat ilmoittaa hakijalle prosessin jatkosta vielä haastatteluviikon aikana, on lupauksesta syytä pitää kiinni. Älä myöskään lupaile työtä hakijoille ohi yhteisesti sovittujen käytäntöjen. Pienetkin asiat ratkaisevat, kun kyseessä on ihmiselle mahdollisesti merkittävä elämänmuutos.
5) Ilmoita hakutuloksista
Hakijalle on tärkeää tietää, onko hän yhä mukava valintaprosessissa. Kesätöitä haetaan useista paikoista ja tietämättömyys voi maksaa hakijalle työn jossain toisessa paikassa. Lisäksi liian usein unohtuu viimeisessä vaiheessa putoavien ehdokkaiden informointi. Pahimmassa tapauksessa hakija lukee torjutuksi tulemisestaan yrityksen julkisesta tiedotteesta. Kerro siis prosessin kaikissa vaiheissa hakijoille selkeästi ja henkilökohtaisesti, mikä heidän statuksensa on.
6) Kunnioita hakijan yksityisyyttä ja ole inhimillinen
Rekrytointiprosessi on työnhakijalle aina hyvin henkilökohtainen kokemus. Siksi on tärkeää kunnioittaa sekä ihmisten yksityisyyttä että tunteita. Suunnittele ja sovi henkilötietoja sisältävän materiaalin asianmukaisista käsittelytavoista. Hakijan tiedot eivät saa joutua vääriin käsiin. Mieti myös, kuinka itse haluaisit tulla kohdelluksi vastaavassa tilanteessa. Käyttäydy haastattelutilanteessa asiallisesti, äläkä esitä sopimattomia kysymyksiä. Ja, vaikka yksittäinen hakemus yrityksen kannalta olisi täysi huti, on ystävällinen ja asiallinen vastaaminen siihen kaikkien edun mukaista.
Pienillä valinnoilla paljon hyvää fiilistä
Vinkeillä ja myötätuntoisella suhtautumisella pääsee pitkälle, kunhan kiinnostuneita hakijoita riittää. Työpaikkailmoitusten ja viestien sisällöt sekä ulkoasu ovat sen suhteen ratkaisevassa asemassa. Ne välittävät kuvaa yrityksenne asenteista ja arvoista. Tehtävään sopivien hakijoiden mielenkiinnon herättämiseksi on lisäksi osattava puhutella heitä kiinnostavasti, heille merkityksellisissä kanavissa.
Rekrytointiviestinnän onnistumiselle on melko yksinkertainen mittari. Yritys on onnistunut silloin, kun työnhakijoille – sekä valituille että hylätyille – jää prosessista hyvä fiilis. Ja tiiminne tietenkin voittaa, kun sitä vahvistaa jatkossa uusi, huippumukava työntekijä.
Onnea rekrytointiin – ja muistakaa, kaikkea ei tarvitse osata itse. Autamme mielellämme.
